Rotina de compras: como decidir o que comprar, quando comprar e quem aprova

Comprar bem não é apenas encontrar o menor preço. Uma compra pode parecer vantajosa e ainda criar excesso de estoque, ocupar espaço, vencer antes do uso, pressionar o caixa ou chegar tarde demais.

Uma rotina de compras conecta necessidade, orçamento, fornecedor, aprovação, pedido e recebimento. O processo não precisa ter muitas etapas. Precisa deixar claro por que a compra existe, quem pode assumir o compromisso e como a entrega será conferida.

Comece pela necessidade

O pedido interno deve responder:

• qual item ou serviço é necessário;
• quantidade e unidade;
• data em que precisa estar disponível;
• saldo utilizável e compras já abertas;
• consumo ou justificativa;
• padrão mínimo de qualidade; e
• centro, loja ou atividade que usará a compra.

“Está acabando” é um alerta, não uma especificação. Para itens recorrentes, estoque disponível, quantidades comprometidas, ponto de reposição e prazo do fornecedor ajudam a fundamentar a necessidade. Para uma compra não recorrente, registre o problema, o resultado esperado e o responsável pelo uso.

Antes de cotar, confirme se não há mercadoria em outro local, pedido em trânsito, item equivalente autorizado ou quantidade bloqueada que pode ser regularizada.

Separe calendário e gatilho

Nem toda compra precisa acontecer no mesmo dia da semana.

Uma agenda pode reunir:

• revisões diárias para perecíveis ou itens críticos;
• pedidos semanais de consumo previsível;
• compras mensais de materiais estáveis;
• contratos ou serviços com renovação; e
• exceções acionadas por ponto de reposição, evento ou demanda confirmada.

O calendário organiza o trabalho. O gatilho confirma a necessidade. Comprar toda segunda-feira não significa repetir automaticamente a quantidade da semana anterior.

Defina critérios comparáveis

Uma cotação só ajuda quando as propostas descrevem a mesma necessidade. Compare:

• item e especificação;
• unidade e quantidade por embalagem;
• preço unitário e total;
• tributos e frete conforme a condição apresentada;
• prazo e local de entrega;
• validade, lote ou requisitos de qualidade quando aplicáveis;
• condição e data de pagamento;
• quantidade mínima; e
• política para falta, troca ou devolução.

O menor valor total pode esconder embalagem diferente, prazo incompatível ou pagamento que prejudica o caixa. Registre a escolha e a razão quando ela não recair sobre o menor preço.

Para compras pequenas e repetitivas, uma tabela de condições atualizada pode substituir uma cotação completa a cada pedido. Ainda assim, preço, prazo e desempenho precisam ser revistos periodicamente.

Mantenha alternativas de fornecedor

Depender de uma única fonte aumenta o risco de desabastecimento. Isso não significa pulverizar todos os pedidos. Significa conhecer opções capazes de atender ao padrão necessário.

O cadastro de fornecedor pode registrar:

• itens ou serviços fornecidos;
• contatos e horários;
• regiões atendidas;
• prazos prometidos e realizados;
• condições comerciais;
• ocorrências de qualidade;
• documentos necessários ao relacionamento; e
• fornecedor alternativo aprovado.

Preço é um critério. Qualidade, cumprimento de prazo, rastreabilidade, capacidade de resposta e tratamento de problemas também são.

Estabeleça alçadas de aprovação

Em uma equipe pequena, a mesma pessoa pode solicitar, negociar e receber. Ainda assim, é possível definir controles proporcionais.

Exemplo conceitual:

• reposição recorrente dentro de parâmetros: responsável da área;
• compra acima do orçamento ou fora do padrão: gestor;
• novo fornecedor, contrato ou compromisso prolongado: direção; e
• urgência: responsável designado, com justificativa e revisão posterior.

Os limites reais devem considerar porte, risco, caixa e estrutura. Não existe valor universal.

A aprovação deve ocorrer antes do compromisso com o fornecedor. Uma mensagem enviada depois que o pedido já foi aceito apenas documenta uma decisão tomada.

Formalize o pedido

O pedido de compra transforma a decisão em referência para o fornecedor e para o recebimento. Inclua:

• identificador;
• fornecedor;
• itens, unidades e quantidades;
• preços e condições acordadas;
• endereço e data esperada;
• responsável;
• observações relevantes; e
• vínculo com a aprovação.

Alterações posteriores precisam ficar registradas. Se o fornecedor substitui marca, embalagem, quantidade ou data, alguém deve aceitar ou rejeitar a mudança antes da entrega sempre que possível.

Receber não é apenas descarregar

No recebimento, compare pedido, entrega e documento correspondente. Confira:

• item e quantidade;
• integridade e qualidade;
• validade e lote quando aplicáveis;
• temperatura ou condição de transporte quando exigidas;
• preço e condição registrados;
• divergências, faltas e substituições; e
• destino correto do material.

Quem recebe não deve corrigir silenciosamente o pedido para fazê-lo coincidir com a entrega. Registre a divergência e defina se haverá aceite parcial, devolução, reposição ou ajuste autorizado.

As validações fiscais e contábeis dos documentos devem seguir a orientação da contabilidade e as regras aplicáveis ao negócio.

Conecte compra e pagamento

Uma compra aprovada não deve gerar pagamento sem confirmação do que foi recebido e aceito. Antes de liberar a obrigação, relacione:

1. necessidade ou solicitação;
2. aprovação;
3. pedido enviado;
4. recebimento registrado; e
5. documento do fornecedor.

Quando houver diferença, deixe a parcela pendente identificada. Não altere quantidade ou preço apenas para eliminar a divergência.

Avalie o que aconteceu

Uma rotina de compras melhora quando usa o histórico. Acompanhe:

• entregas no prazo;
• pedidos completos;
• divergências de preço ou quantidade;
• rejeições de qualidade;
• compras urgentes;
• excesso, vencimento ou falta; e
• diferença entre prazo prometido e realizado.

Uma urgência pode indicar venda excepcional. Muitas urgências do mesmo item indicam parâmetro, calendário, registro ou fornecedor inadequado.

Roteiro mínimo

1. Defina categorias e responsáveis.
2. Padronize a solicitação de compra.
3. Consulte saldo, consumo, compromissos e pedidos abertos.
4. Organize calendário e gatilhos.
5. Compare propostas equivalentes.
6. Aplique a alçada antes do compromisso.
7. Formalize o pedido.
8. Confira e registre o recebimento.
9. Vincule o aceite ao pagamento.
10. Revise fornecedores e exceções.

Uma boa rotina não tenta impedir toda urgência. Ela torna visível quando a compra saiu do padrão e permite corrigir a causa.

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Fontes consultadas

• Sebrae. Como realizar a pesquisa de fornecedores e fechar parcerias confiáveis. https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/pesquisa-de-fornecedores%2Cea7836627a963410VgnVCM1000003b74010aRCRD
• Sebrae/MS. Guia para otimizar processos de logística e suprimentos. https://sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/MS/Anexos/2021/Guia%20para%20otimizar%20processos%20de%20log%C3%ADstica.pdf
• Sebrae. Por que a gestão de fornecedores é importante para o varejo? https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/por-que-a-gestao-de-fornecedores-e-importante-para-o-varejo%2C0dcb82bda8177810VgnVCM1000001b00320aRCRD